Hochzeitsplaner Kosten: Preise & Honorarmodelle

Die Kosten für einen Hochzeitsplaner hängen vor allem davon ab, wie viel Unterstützung ihr euch bei eurer Hochzeit wünscht und welche Leistungen der Weddingplanner anbietet.

Lasst uns deshalb einmal die verschiedenen Optionen für die Beauftragung ansehen und zusammenrechnen, wie viele Stunden ein Weddingplanner eigentlich für euer Honorar arbeitet.

So könnt ihr Angebote besser vergleichen und einschätzen, welche Unterstützung für euch sinnvoll ist.

Wie viel kostet ein Hochzeitsplaner

Die verschiedenen Buchungsoptionen

Nicht jedes Brautpaar benötigt eine komplette Hochzeitsplanung. Vielleicht habt ihr eure Location bereits gefunden und möchtet nur bestimmte Aufgaben abgeben. Oder ihr plant eure Hochzeit selbst und wünscht euch jemanden, der euch am Anfang berät oder nur am Hochzeitstag die gesamte Organisation übernimmt.

Deshalb bieten Hochzeitsplaner unterschiedliche Leistungen und Pakete an.

Stundenweise Beratung: je nach Erfahrung 90–180 € pro Stunde
Wedding Day Manager: ca. 1.500–2.500 €
Teilplanung: ca. 2.000–4.500 €
Full-Service-Hochzeitsplanung: ca. 4.000–8.000 € und mehr je gebuchter Leistung

Was jeweils in den Paketen steckt, sehen wir uns jetzt an:

1 | Stundenweise Beratung: Hilfe bei einzelnen Entscheidungen

Ihr möchtet eure Hochzeit selbst planen, braucht aber bei einer bestimmten Frage Unterstützung?

Dann ist eine stundenweise Beratung eine gute Möglichkeit.

Vielleicht seid ihr unsicher, ob euer Hochzeitsbudget realistisch ist, möchtet zwei Locationangebote vergleichen oder braucht Unterstützung bei der Planung eures Tagesablaufs.

Ein erfahrener Weddingplanner kann euch direkt dabei helfen, die verschiedenen Möglichkeiten einzuordnen und Entscheidungen zu treffen.

Euer Vorteil: Dadurch spart ihr viel Zeit und erspart euch mögliche Fehler, die genau bei diesen Elementen häufig auftreten.

2 | Wedding Day Manager: Organisation am Hochzeitstag

Ihr habt eure Hochzeit bereits vollständig geplant und möchtet den Hochzeitstag einfach nur genießen?

Dann kann ein Wedding Day Manager eine wunderbare Unterstützung sein.

Denn auch wenn alle Dienstleister gebucht und sämtliche Details vorbereitet sind, muss am Hochzeitstag noch jemand dafür sorgen, dass alles ineinandergreift.

Wer überwacht, dass die Traufloristik und Deko in der Location genau so aufgebaut wird, wie ihr es bestellt habt? Und koordiniert alle Dienstleister, während ihr die Gespräche mit euren Gästen genießt? Was ist, wenn sich der Zeitplan verschiebt und das Essen erst später stattfinden kann?

Genau diese Aufgaben übernimmt der Wedding Day Manager.

Er koordiniert die Dienstleister, behält den Tagesablauf im Blick und ist Ansprechpartner für alle organisatorischen Fragen.

Was viele Brautpaare unterschätzen: Die Arbeit eines Wedding Day Managers beginnt nicht erst am Hochzeitstag. Denn er muss sich zuerst in eure gesamte Planung einarbeiten, alle Dienstleister kontaktieren und eure Absprachen kennen, um den Tag optimal begleiten zu können.

Deshalb beinhaltet diese Leistung nicht nur das Honorar für die Anwesenheit sondern auch die Vorbereitung.

3 | Teilplanung: Ihr teilt euch die Aufgaben

Bei einer Teilplanung bucht ihr euren Hochzeitsplaner für bestimmte Aufgaben, wie Location- oder Dienstleistersuche während ihr die weitere Planung übernehmt.

Oder ihr braucht jemanden, der für euch das Hochzeitskonzept erstellt, das ihr anschließend im Detail selbst übernehmen könnt.

Damit habt ihr genau die Ausgaben ausgelagert, wozu euch die Zeit oder Detailwissen fehlt und ihr könnt euch entspannt auf die Dinge konzentrieren, die ihr selbst gerne übernehmt.

4 | Full Service: Die komplette Hochzeitsplanung

Bei einer Full-Service-Planung begleitet euch der Weddingplanner von den ersten Überlegungen bis zu eurem Hochzeitstag.

Gemeinsam entwickelt ihr eure Wünsche und Vorstellungen, besprecht euer Budget und entscheidet, wie eure Hochzeit gestaltet werden soll.

Anschließend übernimmt der Hochzeitsplaner die gesamte Organisation:

• Entwicklung des Hochzeits- und Gestaltungskonzepts
• Budgetplanung und fortwährende Kostenkontrolle
• Locationsuche und Buchung
• Recherche, Angebote und Auswahl der passenden Dienstleister
• optional Begleitung zu allen Dienstleistern (Location, Brautkleid, Florist, Anzug, ...)
• Absprachen und Koordination aller Dienstleister
• Detailplanung der Trauung und Hochzeitsfeier
• Organisation der Dekoration und Ausstattung
• Erstellung des detaillierten Tagesablaufs
• Finale Abstimmungen kurz vor der Hochzeit mit allen Beteiligten
• optional Abstimmung der Hochzeitspapeterie
• und optional natürlich auch Koordination am Hochzeitstag

Ihr trefft weiterhin die wichtigen Entscheidungen. Der Weddingplanner bereitet sie für euch vor und kümmert sich um die Umsetzung.

Wichtig ist genau abzusprechen, ob auch wirklich alle Leistungen im Angebot dazu gehören und wie sie im Detail umgesetzt werden. Denn alleine das Thema Gestaltungskonzept wird oft unterschiedlich behandelt.

Neben dem Umfang der Planung spielt auch das Honorarmodell eine wichtige Rolle.

Denn grundsätzlich gibt es drei verschiedene Möglichkeiten: ein Festpreis, die Abrechnung nach Stunden oder ein prozentuales Honorar auf Basis eures Hochzeitsbudgets.

1 | Festpreis: Ein vereinbartes Honorar für definierte Leistungen

Bei diesem Modell vereinbart ihr mit eurem Hochzeitsplaner einen festen Preis für einen bestimmten Leistungsumfang – unabhängig davon, wie viel Zeit er in die einzelnen Planungstätigkeiten investiert.

Ihr wisst dadurch bereits bei der Buchung, welchen Betrag ihr für die professionelle Unterstützung einplanen müsst.

Unser Tipp: Achtet deshalb darauf, welche Leistungen und Abstimmungsrunden eingeschlossen sind und wie größere Änderungswünsche berechnet werden.

2 | Stundenhonorar: Ihr bezahlt die tatsächlich geleistete Arbeit

Dieses Modell könnt ihr mit der Leistung eines Handwerkers vergleichen.

Vereinbart ihr eine Betreuung auf Stundenbasis, wird der genaue Aufwand des Hochzeitsplaners honoriert. Hierfür kann euch ein guter und erfahrener Planer vorab eine ziemlich genaue Zeitangabe machen, damit ihr besser kalkulieren könnt.

Nur wenn sich Änderungen oder unvorhergesehene Dinge ergeben, muss nachkalkuliert werden.

Vereinbart deshalb am besten schon vor der Buchung eine Aufwandsschätzung und eine Regelung, ab wann zusätzliche Stunden mit euch abgestimmt werden müssen.

3 | Prozentuales Honorar: Ein Anteil eures Hochzeitsbudgets

Bei diesem Modell berechnet der Hochzeitsplaner sein Honorar anhand eines vereinbarten Prozentsatzes eures Hochzeitsbudgets, wie es ein Architekt beim Hausbau macht.

Häufig werden dafür je nach Profession etwa 10 bis 20 Prozent angesetzt.

Nehmen wir an, ihr plant eine Hochzeit mit einem Budget von 30.000 Euro.

Dann ergibt sich folgende Beispielrechnung:

• 10 % Honorar: 3.000 €
• 15 % Honorar: 4.500 €
• 20 % Honorar: 6.000 €

Bei einem Hochzeitsbudget von 80.000 Euro läge das Honorar mit denselben Prozentsätzen dagegen bereits zwischen 9.000 und 16.000 Euro.

Deshalb werden solche Modelle häufig für Luxushochzeiten ab einem bestimmten Grundbudget vereinbart, weil erfahrungsgemäß ab einem bestimmten Betrag der Aufwand entsprechend ansteigt.

Eine komplette Hochzeitsplanung kann rund 100 Arbeitsstunden oder mehr beanspruchen.

Damit ihr euch besser vorstellen könnt, wo diese Zeit entsteht, haben wir eine solide Beispielrechnung aus unserer Erfahrung zusammengestellt.

Sie zeigt beispielhaft, welcher Aufwand sich hinter einer klassischen Hochzeitsplanung mit individueller Konzeptentwicklung, Location- und Dienstleistersuche, Detailorganisation und Betreuung am Hochzeitstag stecken kann.

Die Arbeitszeit im Überblick

Vorbereitung des Erstgesprächs: 1 Std.
Persönliches Erstgespräch mit dem Brautpaar: 4 Std.
Grundkonzept und erste Budgetplanung: 6 Std.
Individuelles Hochzeits- und Designkonzept: 24 Std.
Locationsuche und Buchung: 15 Std.
Auswahl und Buchung der wichtigsten Dienstleister: 6 Std.
Begleitung beim Brautkleidkauf: 4 Std.
Auswahl weiterer Dienstleister und zusätzliche Organisation: 7 Std.
Locationbesprechung und Dekorationsplanung: 10 Std.
Vorbereitung und Organisation der Trauung: 3 Std.
Finale Abstimmungen und Koordination: 4 Std.
Administration und Dokumentation: 3 Std.

Gesamter Planungsaufwand: 87 Std.
Begleitung am Hochzeitstag: 12–14 Std.

Gesamter Zeitaufwand: 99–101 Std.

So setzen sich die Stunden im Detail zusammen:

1 | Erstberatung und Kennenlernen: 5 Stunden

Bereits vor eurem ersten persönlichen Gespräch beschäftigt sich der Hochzeitsplaner mit euren Vorstellungen aus der Anfrage.

Vorbereitung: 1 Stunde (häufig kostenfrei)

• Telefonisches Vorgespräch
• Sichtung und Auswertung erster Informationen
• Vorbereitung einer individuellen Präsentation
• Erste Einschätzung des Hochzeitsbudgets

Persönliches Erstgespräch: 4 Stunden

• Ausführliches Kennenlernen
• Besprechung eurer Hochzeitswünsche
• Beantwortung erster Fragen
• Vorstellung der Planungsmöglichkeiten

2 | Hochzeitskonzept und Designentwicklung: 30 Stunden

Wenn ihr euch eine individuelle Hochzeit wünscht, muss aus euren ersten Ideen ein konkretes Konzept entwickelt werden. Dabei geht es um wesentlich mehr als die Auswahl schöner Farben und Blumen.

Grundkonzept: 6 Stunden

In dieser Phase werden eure Vorstellungen zusammengetragen, die Anforderungen geklärt und erste konkrete Vorschläge ausgearbeitet.

Dazu gehören beispielsweise:

• Bedarfsermittlung
• Erstellung eines Budgetplans
• Erste Vorschläge für Locations und Dienstleister
• Vorstellung und Feinabstimmung des Konzepts

Individuelles Hochzeits- und Designkonzept: 24 Stunden

Jetzt wird die Gestaltung eurer Hochzeit detailliert entwickelt.

Farben, Materialien, Blumen, Papeterie und weitere Gestaltungselemente werden aufeinander abgestimmt.

Dazu kommt die Visualisierung des Konzepts, damit ihr euch vorstellen könnt, wie eure Hochzeit später aussehen wird.

Auch die Planung besonderer Gästeerlebnisse, Überraschungen, Kinderbereiche oder weiterer individueller Details kann Teil dieser Arbeit sein.

3 | Locationsuche und Buchung: 15 Stunden

Eine passende Hochzeitslocation zu finden, bedeutet nicht nur, ein paar schöne Adressen zusammenzustellen.

In unserer Beispielrechnung gehören dazu:

• Recherche geeigneter Locations
• Erste Anfragen und Klärung der Verfügbarkeit
• Abstimmung möglicher Besichtigungstermine
• Organisation einer Besichtigungstour
• Gemeinsame Locationbesichtigungen einschließlich Fahrzeiten
• Einholung und Prüfung des Angebots der Wunschlocation
• Klärung von Konditionen und offenen Fragen
• Reservierung beziehungsweise Buchung
• Absage an andere Locations
• Nachbereitung und Dokumentation

Hier wird deutlich, warum der tatsächliche Zeitaufwand stark variieren kann.

Denn vielleicht gefallen euch aber auch die ersten fünf Vorschläge nicht oder mehrere Locations haben an eurem Wunschtermin keine Kapazität mehr. Dann beginnt die Suche möglicherweise noch einmal von vorne.

4 | Dienstleisterauswahl und Buchung: 17 Stunden

Auch die Suche nach den passenden Dienstleistern ist wesentlich aufwendiger, als es zunächst scheint.

In unserer Beispielrechnung verteilt sich die Arbeitszeit auf drei Bereiche.

Die wichtigsten Dienstleister auswählen und buchen: 6 Stunden

Dazu gehören:

• Zusammenstellung geeigneter Dienstleister
• Mehrere Vorschläge pro Dienstleisterkategorie
• Einholung und Vergleich von Angeboten
• Organisation von Kennenlerngesprächen
• Beratung und Klärung von Rückfragen
• Unterstützung bei der Buchung

Begleitung beim Brautkleidkauf: 4 Stunden

Falls diese Leistung vereinbart wurde, begleitet euch der Hochzeitsplaner zur Brautkleidanprobe und unterstützt euch bei der Auswahl.

Weitere Dienstleister und organisatorische Aufgaben: 7 Stunden

Dazu gehören beispielsweise:

• Weitere Planungsgespräche
• Auswahl von Kinderbetreuung, Hochzeitsauto, Unterhaltung, Styling oder Sängerin
• Organisation von Hotelzimmerkontingenten
• Planung von Shuttles
• Besondere Gästebetreuung
• Zusätzliche Abstimmungen und organisatorische Aufgaben

Die Auswahl der Dienstleister zeigt besonders gut, warum die reine Anzahl der Arbeitsstunden nicht immer etwas über den Wert einer Leistung aussagt.

5 | Detailplanung vor der Hochzeit: 13 Stunden

Wenn Location und Dienstleister feststehen, beginnt die detaillierte Abstimmung.

In dieser Phase wird aus dem Hochzeitskonzept ein konkreter Ablauf.

Locationbesprechung und Dekorationsplanung: 10 Stunden

Dazu gehören beispielsweise:

• Ausführlicher Termin in der Hochzeitslocation
• Besprechung der Saal- und Tischaufteilung
• Abstimmung des Tagesablaufs
• Entwicklung eines Schlechtwetterplans
• Probeessen und Weinverkostung
• Gemeinsame Dekorationsbesprechung mit der Floristin
• Abstimmung des Dekorationskonzepts vor Ort
• An- und Abreise
• Prüfung und Nachbearbeitung der Angebote

Vorbereitung und Organisation der Trauung: 3 Stunden

Hierzu können gehören:

• Besprechung mit dem freien Trauredner oder der Kirche
• Abstimmung des Trauungsablaufs
• Planung der Trauungsdekoration
• Gegebenenfalls eine Probe für den Einzug
• Klärung weiterer organisatorischer Details

Auch hier hängt die benötigte Zeit davon ab, wie viele persönliche Wünsche und Besonderheiten berücksichtigt werden müssen.

6 | Finale Vorbereitungen und Administration: 7 Stunden

In den letzten Wochen vor eurer Hochzeit müssen sämtliche Details zusammengeführt werden.

In unserer Beispielaufstellung sind dafür unter anderem folgende Tätigkeiten vorgesehen:

• Letzte Absprachen mit den Dienstleistern
• Koordination der Anlieferungs- und Aufbauzeiten
• Abstimmung mit Floristik, Catering, Konditorei und Location
• Abstimmung von Gästebeiträgen und Überraschungen
• Finale Abschlussbesprechung mit dem Brautpaar

Vier Stunden sind dafür ein knapper Beispielansatz. Bei einer aufwendigeren Hochzeit oder wenn mehrere dieser Aufgaben noch praktisch umgesetzt werden müssen, kann der tatsächliche Zeitaufwand deutlich höher liegen.

7 | Begleitung am Hochzeitstag: 12 bis 14 Stunden

Am Hochzeitstag laufen sämtliche Planungen zusammen.

Der Weddingplanner koordiniert den Aufbau, empfängt die Dienstleister, beantwortet Rückfragen und achtet darauf, dass alle Programmpunkte ineinandergreifen.

Wenn sich etwas verzögert, muss der Ablauf angepasst werden. Ein erfahrener Hochzeitsplaner findet dafür Lösungen, ohne euch bei jeder Kleinigkeit aus eurer Feier zu holen.

Das kommt darauf an, wie man es betrachtet.

Ihr spart Fehler, die höhere Kosten verursachen. Ihr spart Zeit und ihr spart dadurch, dass euer Hochzeitsbudget gezielt eingesetzt wird.

Manchmal profitiert ihr auch von guten Konditionen bei bestimmten Dienstleistern. Allerdings ist dies nicht der eigentliche Wert.

Ob professionelle Unterstützung sinnvoll ist, hängt vor allem davon ab, wie viel ihr selbst organisieren möchtet, wie viel Zeit euch zur Verfügung steht und wie aufwendig eure Hochzeit wird.

Eine komplette Hochzeitsplanung kann besonders hilfreich sein, wenn ihr:

• beruflich wenig Zeit für die Organisation habt
• im Ausland oder weit entfernt von eurer Hochzeitslocation lebt
• eine aufwendige oder mehrtägige Hochzeit plant
• viele unterschiedliche Dienstleister koordinieren müsst
• euch ein individuelles Hochzeitskonzept wünscht und auch die Umsetzung abgeben möchtet

Eine Teilplanung passt gut, wenn ihr bestimmte Aufgaben selbst übernehmen möchtet, bei anderen Bereichen aber professionelle Unterstützung benötigt.

Ein Wedding Day Manager ist eine gute Wahl, wenn ihr eure Hochzeit bereits selbst geplant habt, am Hochzeitstag aber nicht die Verantwortung für den Ablauf übernehmen möchtet.

Und wenn ihr gerne selbst organisiert und ausreichend Zeit dafür habt, benötigt ihr möglicherweise überhaupt keinen professionellen Hochzeitsplaner.

Dann ist vor allem eine gute Struktur hilfreich, mit der ihr eure Aufgaben, Termine und Kosten im Blick behaltet.

Hochzeitsplaner-Angebote vergleichen:
Darauf solltet ihr achten

So könnt ihr besser vergleichen

Bevor ihr euch für einen Weddingplanner entscheidet, solltet ihr die angebotenen Leistungen genau vergleichen.

Denn zwei Angebote mit der Bezeichnung „Full Service“ können einen völlig unterschiedlichen Leistungsumfang haben.

Diese Fragen helfen euch beim Angebotsvergleich:

• Welche Aufgaben übernimmt der Hochzeitsplaner konkret?
• Welche Aufgaben bleiben bei uns?
• Ist die Locationsuche vollständig enthalten?
• Gehören die Dienstleistersuche und Angebotsvergleiche dazu?
• Ist die Entwicklung eines individuellen Designkonzepts enthalten?
• Sind persönliche Termine, Besichtigungen und Fahrzeiten eingeschlossen?
• Wie viele Abstimmungen und Korrekturrunden sind vorgesehen?
• Gehören Budgetplanung und laufende Kostenkontrolle dazu?
• Ist die Begleitung am Hochzeitstag enthalten?
• Wie viele Personen kümmern sich am Hochzeitstag um die Koordination?
• Werden zusätzliche Reisekosten berechnet?
• Wie werden weitere Wünsche oder Änderungen abgerechnet?
• Gibt es bei einer Stundenabrechnung eine Aufwandsschätzung und regelmäßige Stundenübersichten?
• Wie wählt der Weddingplanner die passenden Dienstleister aus?
• Erhält er Provisionen von vermittelten Dienstleistern?
• Welche Zahlungen werden wann fällig?

Unser Tipp: Achtet nicht ausschließlich auf den Preis.

Die Zusammenarbeit mit einem Hochzeitsplaner kann ein Jahr oder länger dauern.

Deshalb ist es wichtig, dass ihr euch versteht, eure Wünsche ernst genommen werden und ihr euch auf seine Erfahrung und Arbeitsweise verlassen könnt.

Häufige Fragen zu den Kosten eines Weddingplanners

Schnell und kurz beantwortet

Was kostet eine komplette Hochzeitsplanung?

Für eine Full-Service-Hochzeitsplanung werden beispielsweise Honorare zwischen 4.000 und 8.000 Euro angeboten. Bei besonders aufwendigen Hochzeiten, umfangreichen Gestaltungskonzepten oder mehrtägigen Feiern können die Kosten deutlich höher liegen.

Vergleicht deshalb immer den vereinbarten Leistungsumfang und nicht nur den Gesamtpreis.

Wie viel kostet ein Hochzeitsplaner pro Stunde?

Für stundenweise Beratungen findet ihr beispielsweise Honorare zwischen 90 und 180 Euro pro Stunde. Je nach Erfahrung und Anbieter sind auch andere Stundensätze möglich.

Wie viel ihr insgesamt bezahlt, hängt davon ab, wie viele Arbeitsstunden für die beauftragten Leistungen benötigt werden.

Lohnt sich ein Weddingplanner auch für kleine Hochzeiten?

Ja. Auch bei einer Elopement Hochzeit zu zweit oder einer kleinen Hochzeit kann euch der Weddingplanner viel Arbeit abnehmen.

Woran erkennt ihr einen guten Hochzeitsplaner?

Neben dem Preis müsst ihr euch wohl und verstanden fühlen. Fragt euch deshalb:

• Wie geht der Hochzeitsplaner auf eure Wünsche ein?
• Habt ihr das Gefühl, dass der Planer strukturiert und transparent arbeitet?
• Könnt ihr bereits im Kennenlerngespräch erkennen, dass er Erfahrung hat?
• Gibt es Beispielhochzeiten, die euch ansprechen?

Wie viel Prozent vom Budget bekommt ein Hochzeitsplaner?

Bei einem prozentualen Honorarmodell werden häufig etwa 10 bis 20 Prozent des vereinbarten Hochzeitsbudgets angesetzt.

Ist ein Hochzeitsplaner sein Geld wert?

Das hängt davon ab, welche Unterstützung ihr benötigt.

Ein guter Weddingplanner bringt Erfahrung, Marktkenntnis und ein zuverlässiges Netzwerk mit. Er kann euch bei wichtigen Entscheidungen helfen, Zeit sparen und dafür sorgen, dass die vielen organisatorischen Details ineinandergreifen.

Wenn ihr eure Hochzeit dagegen gerne selbst organisiert und ausreichend Zeit dafür habt, benötigt ihr möglicherweise keine umfassende professionelle Begleitung.