Die ultimative Gästeliste zur Hochzeit: Tipps und Vorlage zum Download

Wen sollen wir einladen? Diese Frage bestimmt einen großen Teil eurer gesamten Hochzeitsplanung. Deshalb ist es sinnvoll, so schnell wie möglich – am besten noch bevor ihr eure Hochzeitslocation endgültig gebucht habt – eure   Gästeliste zur Hochzeit zu erstellen. 

Wir geben euch die besten Tipps, damit das Erstellen eurer Gästeliste ein Klacks ist. Zusätzlich haben wir für euch eine geniale Vorlage für die Gästeliste zum Download erstellt.

Wie viele Gäste wollen und können wir einladen?

Das Wichtigste zuerst: Wollt ihr eine Feier mit Menschen, die euch wichtig sind, oder wollt ihr einfach nur ganz viele Gäste einladen? Aus Erfahrung wissen wir, dass die Entscheidung für die richtigen Gäste zu eurer Hochzeit ist  ausschlaggebend für eine echte Traumhochzeit ist.

Euer Budget entscheidet

Je nach Ausgestaltung eurer Hochzeit könnt ihr für jeden Gast zwischen 100 bis 200 Euro einplanen – bedenkt man alle personenbezogenen Ausgaben wie Papeterie, Dekoration, Speisen und Getränke, Gastgeschenke etc.

20 Gäste mehr oder weniger machen also schnell 2.000-4.000 Euro aus. 

Weniger ist mehr

Die Location und alles drum herum kann noch so schön sein – die Gäste machen die Party und sorgen für einen einzigartigen Tag. Deshalb ist es oft sinnvoller, nur mit Gästen zu feiern, die euch besonders am Herzen liegen.

Eine wahre Geschichte über zu viele Gäste, die nicht von Herzen geladen waren

Ein Brautpaar, das ich als Weddingplanner betreute, wollte möglichst viele Gäste auf ihrer Hochzeit anwesend haben. Jeder, der ihnen einfiel wurde eingeladen.: Nachbarn, Entfernteste Verwandte und Bekannte der Eltern. Insgesamt 120 Personen.

Nach dem Kaffeetrinken bat ich wie üblich alle Gäste um den Eitrag im Gästebuch. Wer mochte, konnte ein Polaroid von sich schießen und dieses Ergänzen.

Da wir einige Zeit zu überbrücken hatten und kein Budget für zusätzliches Entertaining blieb, bereitete ich eine zweite Aktion vor: Ein Wunschbaum, der dem Brautpaar überreicht werden konnte. Jeder Gast konnte einen Wunsch für das Brautpaar auf eine Karte schreiben und na den Baum hängen.

Doch statt sich etwas schönes zu überlegen, blafften die Gäste:  "Wir sollen schon wieder etwas für das Brautpaar machen? Unmöglich!"

Es hätte nur gefehlt, dass jemand zugab: "Ich bin nur zum Essen hier."

Alle saßen den ganzen Tag anteilnahmslos auf ihren Plätzen – egal, was ihnen geboten wurde.

Die Krönung fand kurz vor dem Eröffnungstanz statt: Die Nachbarn fanden es besonders lustig, den Bräutigam für fast zwei Stunden zu entführen. Schließlich hatte die Braut zuvor gesagt, dass sie für ihre Feier auf keinen Fall eine Brautentführung wollte. An Partystimmung war nicht mehr zu denken.

Da kann auch ein Weddingplanner nichts mehr ausrichten. 

Letztlich ging der Großteil der Gäste um 22 Uhr nach Hause.


Könnt ihr euch vorstellen, wie enttäuscht das Brautpaar war?

Viel schöner ist es, wenn sich jeder Gast unendlich mit euch freut!

Gästeliste zur Hochzeit

Die ultimative Gästeliste zur Hochzeit erstellen | Foto: Christine Meintjes

Schritt für Schritt:

Die Gästeliste ganz einfach erstellen

So  spart ihr euch eine menge Kopfschmerzen

Macht es euch auf der Couch gemütlich und notiert erst einmal auf einem Zettel alle Namen möglicher  Personen und Familien, die euch einfallen.

Denkt nicht lange nach. Jeder Name, der euch einfällt, wird eingetragen. Der Rest kommt später.

1.

Namen und Personenanzahl eintragen

Tragt jetzt die Namen aller in Frage kommenden Personen in unsere Gästeliste zum Downloaden ein. Ergänzt dabei auch die Personenanzahl.

Wollt ihr wissen, wie viele Personen es gesamt sind? Unsere Vorlage zeigt es euch automatisch.

2.

Mit Kategorien leichter sortieren

Als nächsten Schritt ordnet ihr die verschiedenen Personen in Kategorien. Geht noch einmal Zeile für Zeile durch und tragt ein:

Muss, kann oder wäre schön?

Geht einmal in euch. Wie wünscht ihr euch, dass der jeweilige Gast kommt? Wählt für jeden Gast die passende Kategorie:

  • A: Gäste, die unbedingt kommen müssen. Ohne sie wollt ihr nicht heiraten.
  • B: Gäste, bei denen ihr euch sehr freut, wenn sie dabei sind.
  • C: Gäste, die ihr gerne mögt und eventuell gerne einladen möchtet.

In welcher Beziehung steht der Gast zu uns?


Tragt in der weiteren Spalte ein, woher ihr den jeweiligen Gast kennt oder in welcher Beziehung ihr zu im steht: 

  • Familie: Eltern, Geschwister, Großeltern
  • Engste Familie, enge Freunde
  • Verwandte oder entfernte Verwandte
  • Freunde
  • Arbeitskollegen
  • Bekannte
  • Gäste eurer Eltern
3.

Passt schon oder muss angepasst werden?

Wollt ihr wissen, wie viele Personen es gesamt sind? Die Anzahl-Spalte unserer Vorlage rechnet es automatisch für euch aus. 

Je nach Gästeanzahl könnt ihr damit rechnen, dass etwa 10 Prozent verhindert sein könnten. Macht euch deshalb bereits im Vorfeld Gedanken darüber, wer nachgeladen werden könnte.

Sollten immer noch viel zu viele Gäste auf eurer Liste sein, helfen diese Überlegungen:

Gästeliste zur Hochzeit:

So reduziert ihr eure Gästeanzahl sinnvoll

Garantiert ohne schlechtes Gewissen

Ihr habt immer noch gefühlte 300 Namen auf eurer Liste. Oh diese Bürde!

Natürlich möchtet ihr niemanden enttäuschen! Aber ihr könnt auch nicht alle einladen, die ihr kennt. Zum einen hat euer Festsaal eine maximale Kapazität und zum anderen wird auch euer Budget seine Grenzen haben. 

Sortiert die Gäste nach A, B oder C. Wie viele Personen sind in den jeweiligen Gruppen enthalten?

Überlegt euch, ob es eventuell eine Alternative ist, mit euren Liebsten aus der C-Liste einen coolen Polterabend zu feiern.


5 Überlegungen für eine gute Gästeliste zur Hochzeit

Falls ihr euch schlecht fühlt, einige Namen von der Liste zu löschen, hilft es, vorher Regeln aufzustellen. Hier ein paar Ideen:

Überlegung 1: Wer ist wirklich wichtig?

Konzentriert euch bei der Gästeliste für eure Hochzeit auf die Menschen, die in eurem jetzigen Leben wichtig sind und überlegt zusätzlich, ob diese auch in fünf Jahren noch wichtig sein werden.

Überlegung 2: Verwandschaft hin Verwandschaft her

Denkt noch einmal nach: Wollt ihr wirklich Personen einladen, bei denen ihr euch  dazu verpflichtet fühlt? Auch wenn es die Großtante Helga ist – wenn ihr keinen guten Kontakt habt, wird sich dies auch bei eurer Hochzeit nicht ändern. 

Überlegung 3: Politisch korrekt oder reine Herzenssache?

Es ist völlig in Ordnung Menschen, mit denen ihr täglich arbeitet oder solche, die eurer Karriere förderlich sein können, einzuladen. Dann gibt es aber auch keinen Zweifel, dass das Gespräch an der Büro-Kaffeemaschine wird sein, wer eingeladen wurde und wer nicht. 

Deshalb ist es manchmal sinnvoller, eine klare Grenze zu ziehen und alle Arbeitskollegen lediglich zum Polterabend oder After-Wedding-Party einzuladen.

Überlegung 4: Wie wollen unsere Gäste mit uns feiern?

Mal ehrlich: Manche Gruppen mögen es lieber wild und feucht-fröhlich. Wenn ihr wisst, dass dies zum Beispiel auf euren Club zutrifft, macht es den Gästen vielleicht eh viel mehr Spaß, kräftig zu poltern.

Überlegung 5: Mitspracherecht

Eure Eltern haben bestimmt auch den ein oder anderen Vorschlag für eure Gästeliste. Auch für sie ist es ein großes Fest und dafür müsst ihr Verständnis haben.

Gleichzeitig müssen sie und andere Stimmgeber aber auch Verständnis dafür haben, dass es eure Hochzeit und euer Fest ist.

Alternative feste schaffen:

Hier könnt ihr alle einladen

um ausgelassen mit allen zu feiern

Wenn ihr ganz viele Gäste nicht in der finalen Liste berücksichtigen könnt, gibt es für all die Lieben, mit denen ihr gerne feiern würdet:

Kracher-Polterabend

Arbeitskollegen, Freunde aus dem Verein und alle Gäste eurer B-Liste werden euch nicht böse sein, wenn ihr eure Hochzeit im Kleinen Kreis feiern möchtet. Lasst es mit ihnen zum Polterabend so richtig krachen.

Ausgedehnter Sektempfang

Wenn ihr mehr Leute an eurer Trauung teilhaben lassen möchtet als zur anschließenden Hochzeitsfeier geladen werden können, gibt es eine weitere schöne Möglichkeit:

Organisiert einen größeren Sektempfang . Dieser kann auch in einer einfacheren Location in der Nähe des Trauortes liegen. 

Wenn ihr den Location-Wechsel zur Festlocation macht, verabschiedet ihr euch dann von diesen Gästen. Auch wenn es sich zunächst komisch anhört und anfühlt – habt keine Angst davor, denn diese Lösung hat bereits bei unzähligen Hochzeiten prima funktioniert.

Entspannte After-Wedding-Party

Statt eines Polterabends könnt ihr auch nach der Hochzeit eine Hochzeitsparty feiern. Ganz ungezwungen und mit einer Menge Spaß!

Zum Downloaden:

Die ultimative Gästeliste für die Hochzeit

Dieses tool werdet ihr lieben

Damit ihr stets den Überblick behaltet, haben wir euch eine praktische Gästeliste zur Hochzeit als Excel-Tabelle oder als Numbers Datei erstellt.

Installiert ihr zusätzlich diese Apps kostenfrei auf eurem Handy, habt ihr eure Gästeliste sogar immer dabei: Excel für Android | Numbers für iPhone 

Gästeliste Hochzeit download

Vorlage Gästeliste Hochzeit Download

Eine Gästeliste zur Hochzeit für alle Bedürfnisse:

  • Adressmanagement
  • Automatisierte Versandliste für die Einladungen
  • Zu- und Absagen-Management mit einem Klick
  • Übernachtungs- und Hotelinfos
  • Menü-Wahl und Vermerk bei Intoleranzen
  • Gruppierung für die Sitzordnung
  • Geschenkinfo für eine persönliche Danksagung
  • Weitere Gästelisten für Polterabend und Co.
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