Damit ihr garantiert die beste Entscheidung trefft und keine Überraschungen erlebt, findet ihr hier die wichtigsten Fragen zu eurer Hochzeitslocation als Checkliste, die ihr auch bequem downloaden und für die Besichtigung und Absprachen ausdrucken könnt.
Foto: Tino Minnameier
In dieser Checkliste für Hochzeitslocations findet ihr unzählige Punkte an die ihr vielleicht gar nicht gedacht habt. Wichtig ist allerdings, zuerst zu wissen, welche Dinge euch wichtig sind. Denn wir haben natürlich alle Eventualitäten für unterschiedlichste Bedürfnisse beinhaltet.
Beispiel: Ist es für euch wichtig, eine barrierefreie Location, Stehtische beim Empfang zu oder einen Spielplatz in der Nähe zu haben?
Druckt euch die Checkliste also am besten über unseren Download aus und geht sie im Detail durch.
Denn in jeder Frage stecken unendlich viele Erfahrungswerte aus der Praxis, die euch vor Stolperfallen, die später zu Problemen führen könnten oder vor vermeintlich günstigen Angeboten warnen, die erst im Nachhinein auffallen.
Checkliste Hochzeitslocation
Allgemeine Fragen an eure Location
Die wichtigsten Absprachen
Zuerst kommt eine Checkliste mit allgemeinen Fragen zu eurer Hochzeitslocation. Diese betreffen vor allem wichtige vertragliche Regelungen, die ihr nicht außer Acht lassen solltet.
☐ Welche Termine sind noch verfügbar?
☐ Gibt es eine Saalmiete?
☐ Kann man die Location exklusiv mieten (Location nur für euch und eure Gäste)? Wenn nein: Gibt es weitere Hochzeiten, typisches Restaurant-Geschäft oder andere Veranstaltungen? Ist der Bereich für die Hochzeitsgesellschaft separat oder gibt es Berührung mit anderen Veranstaltungen?
☐ Wie viele Parkplätze sind vorhanden? Wo/wie weit entfernt sind diese?
☐ Gibt es besondere Vorgaben seitens der Location (Musik, Dauer, Kerzen, Konfettikanonen,
Wunderkerzen, Feuerwerk)? Welche besonderen Regelungen treffen die AGB?
☐ Wie sind die Zahlungsbedingungen?
☐ Gibt es Nebenkosten für Endreinigung und andere Serviceleistungen, die nicht in der Grundmiete enthalten sind?
☐ Muss eine Kaution hinterlegt werden?
☐ Gibt es eine Sperrstunde oder Regelung bezüglich Lärmschutz?
☐ Wird unser Ansprechpartner auch während des gesamten Festes vor Ort sein?
☐ Sind Renovierungsarbeiten innerhalb der Location für den Zeitraum vor, während oder nach der Hochzeit geplant? Wenn ja, gibt es dadurch Einschränkungen?
Hochzeitslocation mit Terrasse am Strand | Fotos: Heike Moellers
☐ Wie sind die Zahlungsbedingungen?
☐ Welche Nebenkosten fallen an?
☐ Wie sind die Konditionen bei einer Absage?
☐ Werden die Dienstleister für Torte, Deko oder sogar auch den Fotografen vorgeschrieben oder sind sie frei wählbar?
☐ Wenn ein Wedding-Planner-Service angeboten wird: Was ist beinhaltet?
☐ Wie ist die Anbindung: Flughafen, Bahnhof oder Autobahn?
Traumhafte Hochzeitslocations finden
Checkliste Hochzeitslocation
Fragen für Übernachtungsgäste
Diese Dinge sind für anreisende Gäste wichtig
Wenn ihr Gäste habt, die weit anreisen und in der Location übernachten oder wenn ihr für eure Hochzeit ein Wedding-Weekend für alle Gäste geplant habt, sind diese Fragen für euch relevant.
☐ Verfügt die Location über Übernachtungsmöglichkeiten oder sind Hotels in der Nähe? Wie kann man einen Shuttleservice organisieren?
☐ Wie sind die Übernachtungskonditionen bei Buchung als Gruppe?
☐ Wann sind Check-in und Check-out?
☐ Besteht die Möglichkeit für einen Brunch am Morgen nach der Hochzeit?
☐ Freizeitmöglichkeiten für Gäste mit weiter Anreise
Checkliste Hochzeitslocation
Traumöglichkeiten an der Location
entsprechend eurer persönlichen Bedürfnisse
Diese Fragen sind natürlich abhängig von euren Vorgaben und Wünschen. Deshalb haben wir euch alle Optionen notiert, aus denen ihr dann selbst wählen könnt.
Bedenkt hierbei, dass dies wichtige Entscheidungen zum Tagesablauf sein können.
☐ Welche Option gibt es standesamtlich zu heiraten (Standesamt in der Nähe, Standesamt in der Location)?
☐ Ist eine Kirche (evangelisch/katholisch) in der Nähe?
☐ Wo ist der Trauort (oder wie weit entfernt)?
☐ Kann unter freiem Himmel geheiratet werden? Welcher Raum ist bei Regen vorgesehen?
☐ Wird das Mobiliar für die Trauung von der Location gestellt oder muss es separat angemietet werden?
Tischdeko Hochzeitsfeier aussen | Foto: Christine Meintjes
Tipps & Sponsoren
Checkliste Hochzeitslocation
Fragen zum Catering
damit garantiert nichts schief geht
Das Catering ist der eigentliche große Posten für die Kosten der Location– neben einer eventuellen Miete für den Festsaal. Deshalb sind diese zwei Positionen bei der Entscheidung immer als gesamtes Budget zu sehen.
Wird das Catering vom Haus geliefert:
☐ Welches Niveau hat die Küche?
☐ Was ist möglich: gesetztes Essen (Menü) oder Buffet?
☐ Gibt es einen Mindestumsatz?
☐ Gibt es ein Probeessen?
☐ Wie ist das Handling beim Buffet? Wie lange wird es aufgebaut bleiben? Was passiert mit Resten?
☐ Gibt es besondere Event-Catering-Ideen (Live-Cooking, Flying Dinner, Grillbuffet, ...)?
☐ Kann die Küche flexibel auf besondere Bedürfnisse von Gästen eingehen (Intoleranzen, Veganer, Vegetarier)?
☐ Wie viele Servicekräfte stehen wann zur Verfügung?
☐ Welche Getränke werden angeboten?
☐ Gibt es eine vorherige Weinprobe?
Tipps & Sponsoren
☐ Wie ist das Handling, wenn die Hochzeitstorte geliefert wird? Kann sie gekühlt werden?
☐ Wie lange sind Pauschalen für Speisen & Getränke kalkuliert? Was kosten Verlängerungen?
☐ Ist es möglich, selbst Weine, Spirituosen oder Cocktails mitzubringen? Gibt es ein Korkgeld?
☐ Ist in der Getränkepauschale ein Aperitiv/Digestiv beinhaltet oder wie ist die Kalkulation?
☐ Wie sind die Optionen zum Kaffeetrinken?
☐ Gibt es die Möglichkeit für das Kaffeetrinken oder das Dessertbuffet eigene Kuchen/Speisen mitzubringen? Wie hoch ist das Krümelgeld (Betrag für Geschirr, Besteck, Handling)? Wie werden dann Kaffee, Tee oder Kaffeespezialitäten berechnet?
☐ Welche Optionen gibt es für einen Mitternachtssnack?
Tipps für die Kalkulation der Getränke:
Hier findet ihr alle Tipps, die ihr zu diesem Kostenpunkt bei der Hochzeit beachten müsst:
→ Pauschale oder nach Verzehr berechnet? Alle Infos zu Getränken bei eurer Hochzeit
Wird das Catering von einem externen Caterer geliefert:
☐ Gibt es eine freie Wahl oder ist der Caterer vorgeschrieben?
☐ Welche Optionen sind seitens der Location vorhanden (Küche, Vorbereitungsraum, ...)?
Checkliste Hochzeitslocation
Fragen zu den Räumlichkeiten
Das bestimmt die Stimmung und den Ablauf
Diese Fragen in der Checkliste sind noch einmal extrem wichtig, weil sie euren Ablauf und die Stimmung bei eurer Feier in der gewählten Hochzeitslocation beeinflussen.
☐ Wo ist der Festraum gelegen (Erdgeschoss, erste Etage, ...)
☐ Je nach Bedürfnis: Ist das Gebäude und der Festsaal gut für Ältere oder Personen mit Behinderung zugänglich?
☐ Feier im Außenbereich möglich? Auch am Abend?
☐ Gibt es einen Kinderspielplatz, Spielecke oder sogar Kinderbetreuung?
☐ Gibt es einen separaten Außenbereich für den Festsaal?
☐ Welche Optionen gibt es, die Tische für unsere Personenanzahl zu stellen?
☐ Wo können wir in der Nähe unsere Hochzeitsfotos machen?
☐ Können mit dieser Raumaufteilung alle Gäste alles einsehen?
☐ Welche Schlecht-Wetter-Alternativen für den Empfang, das Kaffeetrinken oder den Trauort gibt es?
☐ Wo ist die Tanzfläche? Wenn die Tanzfläche im Festsaal ist: Wie viel Platz ist bei unserer Personenanzahl für die Tanzfläche und weitere Aktionsflächen?
☐ Welche Wege geht man im Außenbereich und in den Festsaal?
☐ Wie gelangt man zur Terrasse oder in den Garten?
☐ Wie sind tagsüber die Lichtverhältnisse im Raum?
☐ Gibt es ausreichend Platz für Aktivitäten?
Tipps & Sponsoren
☐ Gibt es einen Kinderspielplatz, eine Spielecke oder einen extra Raum für die Kinderbetreuung? Wo befinden sie sich?
☐ Passen die Farben der Location in unserem Farbkonzept?
☐ Gibt es ausreichend sanitäre Einrichtungen?
☐ Wie sehen die dem Festsaal zugehörigen Toiletten aus?
☐ Wo halten sich Raucher auf?
☐ Wo werden Candy Bar, Geschenketisch, Fotobox oder Buffet aufgebaut?
☐ Welche Technik ist vorhanden? Was ist davon im Preis beinhaltet?
☐ Wie lassen sich Heizung, Klimaanlage oder Lüftungen regulieren?
☐ Falls ihr eine Band haben möchtet: Ist genügend Platzt, ausreichend Strom?
☐ Wie kann die Beleuchtung reguliert werden?
☐ Ab wann kann der Raum genutzt und dekoriert werden?
☐ Wann muss die Dekoration am nächsten Tag abgebaut sein?
☐ Für Hochzeiten in kälteren Jahreszeiten: Gibt es eine Garderobe?
Location Hochzeit: Kapelle im Weingut | Foto: Kibogo Photography
Tipps & Sponsoren
Checkliste Hochzeitslocation
Fragen zu Mobiliar & Ausstattung
Das macht bei eurem Fest den Unterschied
Jetzt geht es an die Details bei der Locationsuche. Diese Dinge werden oft vergessen und sorgen kurz vor der Hochzeit für Überraschungen.
☐ Was ist im Preis inbegriffen (Mobiliar, Besteck und Geschirr, Servietten, Tischdecken...)
☐ Welche Tischdecken, Servietten, Besteck, Gläser sind vorgesehen?
☐ Sind Stehtische für den Sektempfang vorhanden?
☐ Was muss extra gemietet werden?
☐ Welche Tischformen sind vorhanden (rund, eckig)?
☐ Wie breit sind die Tische und wie viel Platz hat jeder Gast am Tisch?
☐ Passt das Mobiliar zum Hochzeitskonzept?
☐ Vor allem relevant bei rechteckigen Tischen: Wie viel Platz steht für die Dekoration zur
Verfügung, nachdem eingedeckt wurde?
☐ Müssen bestimmte Dinge in der Location umdekoriert werden, damit es für uns passt?
☐ Stören einzelne Dekogegenstände oder Möbel? Wenn ja: Können diese eventuell entfernt
werden? Fallen dafür Kosten an?
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