Tagesablauf Hochzeit: Beispiele, Vorlagen und alle Tipps für euren Zeitplan

Damit ihr ganz entspannt den optimalen Plan für den Tagesablauf eurer Hochzeit entwickeln könnt, helfen wir euch Schritt für Schritt mit allen Tipps rund um den Ablauf der Hochzeit und euren persönlichen Zeitplan zu erstellen, mit dem ihr garantiert keine Überraschungen an eurem Hochzeitstag erlebt.

Denn mit verschiedenen Beispielen, Zeitangaben und einer coolen Timeline-Vorlage zum Downloaden ist das Definieren eures Ablaufplans für eure Hochzeit ein absoluter Klacks.

Tagesablauf Hochzeit

Tagesablauf Hochzeit

Beispiele für den Ablauf eurer Hochzeit

mit unterschiedlichsten Bedürfnissen

Bei der Planung des Tagesablaufs eurer Hochzeit sind unendlich viele variable Faktoren zu berücksichtigen, weshalb Beispiele nur eine erste Idee aller Möglichkeiten geben können. Denn alleine die unterschiedlichen Fahrt- und Gehwege, die Gästeanzahl, verschiedene Jahreszeiten oder individuelle Programmpunkte machen es unmöglich, einen allgemeingültigen Zeitplan vorzuschlagen.

Nehmt die Vorschläge deshalb nur als groben Anhaltspunkt für verschiedene Anlaufmöglichkeiten. Im Anschluss führen wir euch Schritt für Schritt zu eurem eigenen Tagesablauf für eure Hochzeit.

Standesamtliche Trauung und Zeremonie an einem Tag

Beide Trauungen an einem Tag stattfinden zu lassen, ist möglich, aber auch sportlich. Denkt daran, dass ihr einen strammen Zeitplan habt und sehr früh starten müsst.

07:30 Getting Ready
10:00 Standesamtliche Trauung
11:00 Mittagessen und evtl. umziehen
14:00 Trauzeremonie
15:00 Gratulationen & Sektempfang
16:30 Kaffee und Kuchen in der Location
17:00 Paarshooting und Gruppenfotos
19:00 Abendessen und Hochzeitsreden
20:30 Brautstraußwurf
21:00 Abendprogramm/Eröffnungstanz
00:00 Mitternachtssnack

TIPP

Die Alternative: Verschwindet nach der kirchlichen oder freien Trauung kurz zum Standesamt und bittet dann euren Standesbeamten, die Trauung auf das Minimum zu reduzieren.

Zeremonie mit allen Gästen mittags

Kirchliche Trauungen werden oft im Zeitfenster 12 – 14 Uhr geplant. Deshalb bietet es sich an, neben Kaffee und Kuchen noch ein paar kleine Nachmittagsaktionen einzuplanen.

10:00 Getting Ready
12:30 Kirchliche oder freie Trauung
13:30 Gratulationen & Sektempfang
15:00
Kaffee und Kuchen in der Location
15:30
Paarshooting und Gruppenfotos
17:30 Nachmittagsaktionen
19:00
Abendessen und Hochzeitsreden
20:30
Brautstraußwerfen
21:00
Abendprogramm/Eröffnungstanz
00:00
Mitternachtssnack

Zeitplan Hochzeit

Tagesablauf bei der Hochzeit | Foto: Tino Minnameier

Zeremonie mit allen Gästen am Nachmittag

Je später die Trauung geplant wird, könnt ihr auf Kaffee und Kuchen verzichten und stattdessen verschiedene Snacks beim Sektempfang anbieten.

11:00 Getting Ready
12:30 First Look und Hochzeitsfotos
14:30 Kirchliche oder freie Trauung
15:30 Gratulationen & Sektempfang
17:00 
Gruppenfotos
17:30 Entspannte Aktionen für die Gäste
19:00 
Abendessen und Hochzeitsreden
20:30 
Brautstraußwerfen
21:00 
Abendprogramm/Eröffnungstanz
00:00 
Mitternachtssnack

Ablauf Hochzeit

Tagesablauf Hochzeit Tafel | Foto: Schwesternwerk 

Der Tagesablauf für die standesamtliche Hochzeit

Vor allem, wenn bei eurer standesamtlichen Hochzeit nicht ganz so viele Gäste anwesend sind, habt ihr einen extrem entspannten und flexiblen Tagesablauf und könnt ihr beispielsweise das Paarshooting vor oder nach der Trauung stattfinden lassen

10:00 Getting Ready
12:00 Standesamtliche Trauung
12:30 Sektempfang mit Snacks
14:30 Paarshooting und Gruppenfotos
15:30 Kaffee und Kuchen
18:00 Ankunft Location fürs Abendessen
20:00 Abendprogramm: Reden der Eltern, Diashow mit Kinderbildern, gemütliches Beisammensein


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Zeitplan HOchzeit

So erstellt ihr euren persönlichen Tagesablauf

Alle Tipps für die Grobplanung eures individuellen Ablaufs

Jetzt erstellen wir Schritt für Schritt euren persönlichen Tagesablauf eurer Hochzeit. 

Zuerst erstellen wir einen groben Zeitplan für eure Hochzeit, den ihr als Fahrplan sogar bereits in den Einladungen verwenden könnt.

Im Anschluss schauen wir uns noch einmal alle Aktionen und Details an, überprüfen alle Wege unter Berücksichtigung eurer Gästeanzahl und feilen an eurem Zeitplan, damit alles wie am Schnürchen läuft und ihr garantiert keine Überraschungen erlebt. 

Bereit? Dann lasst uns loslegen:

Schritt 1: Die ersten Fixpunkte für eure Hochzeit

Tragt zuerst die Uhrzeit der Trauung und den gewünschten Beginn des Abendessens in die Tabelle ein, denn das sind die Fixpunkte für eure Hochzeit um die alle weiteren Punkte geplant werden müssen.

Schritt 2: Die Zeit vor der Trauung

Damit ihr einschätzen könnt, wann ihr mit dem Getting Ready starten müsst, stellt euch zuerst diese Fragen:

  1. Wie lange ist eure Fahrt zum Trauort? Daraus ergibt sich der Zeitpunkt, zu dem ihr mit dem Styling fertig sein müsst.
  2. Wie viel Zeit müsst ihr für das Styling einplanen? Besprecht dies mit der Stylistin/Friseurin. Einen Zeitpuffer dazu addieren und ihr wisst, wann ihr spätestens mit dem Styling beginnen müsst.
  3. Wer ausgiebig und in Ruhe frühstücken möchte, muss entsprechend früh aufstehen.
  4. Möchtet ihr ein First Look Shooting? Dann plant dazwischen entsprechend Zeit für Shooting und Wege ein und ergänzt noch ein bisschen Pufferzeit.

Folgend helfen euch unsere Richtwerte dabei, den groben Zeitplan für eure Hochzeit zu definieren.

Richtwerte für den Zeitplan vor der Trauung

  • Getting Ready Braut | 45 – 90 Minuten
  • Gruppenfotos: Braut + Brautjungfern | 30 – 60 Minuten
  • Getting Ready Bräutigam | 25 – 35 Minuten
  • Gruppenfotos: Bräutigam + Groomsmen | 30 – 60 Minuten
  • First Look Shooting | 5 – 15 Minuten
  • Eintreffen der Gäste vor der Trauung | 15 – 30 Minuten
  • Fotos des wartenden Bräutigams | 5 – 10 Minuten

TIPP

Oft vergessen Brautpaare vor Aufregung, mittags einen kleinen Snack zu essen, weshalb der Zuckerspiegel kurz vor der Trauung kurz in den Keller sinkt. Packt euch deshalb im Vorfeld ein kleines Lunchpaket oder lasst euch zum Getting Ready eine Kleinigkeit liefern. 

Schritt 3: Die Trauung

Könnt ihr direkt vor dem Trauort parken oder müsst ihr ein paar Schritte gehen? Plant diese Details auf jeden Fall in euren Zeitplan ein, vor allem für eine große Gästeanzahl.

Für die Trauung selbst gibt es folgende Richtwerte:

  • Trauung Standesamt | 25 Minuten
  • Kirchliche Trauung | 40 – 60 Minuten
  • Freie Trauung | 30 – 45 Minuten

Schritt 4: Das passiert nach der Trauung

Nachdem ihr notiert habt, wie lange die Trauung dauert, ergibt sich der geplante Zeitpunkt für Gratulation und eventuell Sektempfang am Trauort.

Glückwünsche

Die Frage der Fragen dabei ist: Wie lange dauern die Glückwünsche? Dies hängt von eurer Gästeanzahl ab. Als Richtwert könnt für hier für jeden Gast eine Minute kalkulieren. So ergibt sich beispielsweise bei 60 Gästen eine Dauer von einer Stunde.

Überraschungen

Vergesst jedoch die Überraschungen nicht. Denn manche Gäste wollen euch direkt nach der Trauung eine Freude machen. Natürlich weiß man nie, was genau geplant ist, aber auch hier könnt ihr pauschal 30 Minuten dazu rechnen.

Kurzes Fotoshooting

Oft werden am Trauort noch ein paar Gruppen- und Familienfotos gemacht. Hier ist natürlich auch wieder die Gästeanzahl relevant, denn bis sich alle Gäste versammelt haben könnt ihr locker 15 Minuten kalkulieren und  5 – 10 min für jede neue Einstellung.

TIPP

Habt ihr viele Gäste verzichtet, so weit es geht auf Fotoshootings oder Überraschungen nach der Trauung. Denn dauert der Sektempfang länger als 2 Stunden, wird es für eure Gäste langweilig.

Tafel Ablauf

Tagesablauf| Foto: Nati & Sascha Fotografie

Schritt 5: Wege von der Trauung zur Location

Habt ihr Fahrtwege von der Trauung zur Location, berücksichtigt zusätzlich, dass ein Konvoi langsamer fährt als ein einzelnes Auto. Rechnet deshalb mindestens 20 % (je nach Strecke und Ampelsituation) zum normalen Fahrtweg drauf.

Beachtet auch: Es dauert einige Zeit, bis eure Gäste in die Autos eingestiegen sind und der Konvoi sich in Bewegung setzen kann. Hier kann man alleine dafür 15 Minuten ergänzen.

Gleiches gilt für die Ankunft in der Location: Bis alle Gäste einen Parkplatz gefunden, ihr Geschenk geschnappt haben und beim Sektempfang ankommen, könnt ihr noch einmal je nach Parksituation 30 Minuten dazurechnen.

Schritt 6: Der Zeitplan für den Nachmittag eurer Hochzeit

Jetzt kommt ein ganzer Zeitblock: Der Empfang in der Location mit weiteren Überraschungen und dem Fotoshooting. Das Wichtigste, was ihr nun wissen und beachten müsst: Wieviel Zeit haben wir bis zum Abendessen? 

Viele Paare machen sich gerade um diesen Zeitabschnitt die größten Sorgen, wenn vom Empfang bis zum Abendessen drei bis vier Stunden zur Verfügung stehen. Im Gegenteil, dies lässt jeden einzelnen Punkt mit großer Ruhe ausführen: Einsteigen – Fahrt zur Location – Aussteigen – Ankommen – Geschenke – Treffpunkt Sektempfang – ...

Auch wenn euch das Zeitfenster zuerst viel erscheint: Eure Gäste werden sich zu keiner Sekunde langweilen, denn manchmal ist es einfach schön, den Ort, an dem man gerade ist, zu genießen und schöne Gespräche zu führen. Viel schlimmer ist es, wenn man als Gast von Aktion zu Aktion gehetzt wird und zudem besteht die Gefahr, dass Verzögerungen zu unschöner Hektik führen.

Auch ihr könnt die Zeit genießen und euch intensiv mit euren Gästen beschäftigen. Sicher werden auch noch ein paar Überraschungen für euch vorbereitet sein, die während dieser Zeit prima stattfinden können. Ihr werdet sehen: Die Zeit wird (leider) wie im Flug vergehen.

TIPP

Wenn ihr möchtet, könnt ihr auch noch ein paar Outdoor-Spiele zur Verfügung stellen oder einen Entertainer engagieren: Livemusik schafft eine einzigartige Stimmung, und Karikaturisten oder Zauberer faszinieren eure Gäste über eine lange Zeit. 


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Optional: Zeit für Kaffee & Kuchen

Findet eure Trauung sehr früh statt, wollt ihr eure Gäste in der Regel am Nachmittag mit Kaffee und Kuchen bewirten. Üblicherweise wird nach einem kleinen Empfang mit einer kurzen Willkommensrede durch das Anschneiden der Hochzeitstorte das Kuchenbuffet eröffnet.

Jetzt können eure Gäste ganz entspannt den Nachmittag genießen, während ihr zum Paarshooting verschwindet. In dieser Zeit können sie Luftballonkarten ausfüllen oder sich ins Gästebuch eintragen. Für diesen Zeitabschnitt könnt ihr insgesamt locker zwei Stunden einplanen. Zuvor genannter Tipp zeigt euch einen kleinen Teil von vielen Unterhaltungsmöglichkeiten für eure Gäste für dieses Zeitfenster.

Zeitplan-Richtwerte für den Nachmittag

  • Kaffee und Kuchen | 45 – 60 Minuten
  • Paarshoot Brautpaar | 45 – 180 Minuten
  • Fotos Saal und Dekoration | 10 – 20 Minuten

TIPP

Hilfreich ist auch, sich im Vorfeld Gedanken darüber zu machen, was und wen ihr bei eurer Hochzeit fotografieren möchtet. Damit ihr wisst, was der Fotograf alles an eurer Hochzeit dokumentieren kann, haben wir euch schon eine Checkliste vorbereitet.

Hier könnt ihr auch sofort ankreuzen, was unbedingt auf eure Hochzeitsfotos soll und könnt die Zeiten entsprechend anpassen:

→ Die ultimative Foto Checkliste für eure Hochzeitsfotos

Schritt 7: Der Zeitplan für den Abend eurer Hochzeit

Der nächste definierte zeitliche Fixpunkt ist der Beginn des Abendessens. Bedenkt hierbei wieder, dass es mehr Zeit benötigt, als man meint, bis alle Gäste an ihren Platz sitzen. Bittet deshalb die Gäste frühzeitig in den Festsaal, damit alle mit Getränken versorgt sind, bevor das Buffet eröffnet wird oder der erste Gang serviert wird. Plant auch ausreichend Zeit für den Service für die ersten Getränke im Saal ein. 

Wenn alle Gäste ihre Getränke haben, könnt ihr mit eurer Hochzeitsrede beginnen, denn erst dann wird etwas Ruhe einkehren.

Das Abendessen

Während des Essens bieten sich Reden und Wortbeiträge an. Nutzt bei einem Menü beispielsweise die Pausen zwischen den Gängen oder lasst beim Buffet zuerst das Vorspeisenbuffet aufbauen und erst im Anschluss die Hauptspeisen. Das hat sogar zusätzlich den Vorteil, dass die Speisen des Hauptgangs nicht so lange im Chafing-Dish warm gehalten werden müssen.

Nach dem Essen könnt ihr noch eine größere Aktion oder Überraschung eurer Gäste einplanen, bevor ihr die Tanzfläche mit dem Hochzeitstanz eröffnet.

Zeitplan-Richtwerte für das Abendessen
  • Buffet | 60 – 90 Minuten
  • Menü serviert | 120 – 150 Minuten

Die Hochzeitsparty

Jetzt könnt ihr euch entspannt zurücklegen, denn nun müsst ihr lediglich ungefähre Zeitpunkte und Zeitrahmen für verschiedene folgende Aktionen und Elemente vorsehen.

Die erste Frage ist allerdings, welche Stimmung ihr für den weiteren Abend wünscht. Soll es eine ausgelassene Party werden, dann plant nicht zu viele Aktionen ein. Zwei Party-Pausen sollten dabei das absolute Maximum sein. Jede Unterbrechung hemmt die Partystimmung und die Musik muss anschließend eurer Gesellschaft erst wieder einheizen, bevor erneut ausgelassen getanzt wird. 

Falls ihr euch vorrangig einen entertainten Abend mit Aktionen verschiedener Künstler wünscht, können die Gäste ihre Überraschungen beliebig einbringen. Ab Mitternacht kann dann für den harten Kern die Party starten. Beachtet allerdings, dass sich bei diesem Ablauf die ein oder anderen Gäste früher verabschieden werden.

Zeitplan-Richtwerte für die Hochzeitsfeier/Party
  • Brautpaarfotos zum Sonnenuntergang | 30 – 60 Minuten
  • Fotos der Hochzeitsfeier | 20 – 30 min

Tagesablauf HOchzeit

Vorlage für euren detaillierten Zeitplan

Damit habt ihr garantiert nichts vergessen

Bei der Tagesplanung für die Hochzeit gilt immer: Der Teufel liegt im Detail. Denn euer Tag enthält so viele Punkte, die euch schnell einen Strich durch die Rechnung machen können und den nachfolgenden Zeitplan umwerfen können. Dies wiederum führt zu Unruhe und Hektik – das will niemand.

Deshalb haben wir euch im myWeddingOffice und myWeddingplanner einen genialen Zeitplan erstellt, der euch im Detail euren Tag im Voraus durchspielen lässt und jeden kleinsten Punkt berücksichtigt. Damit könnt ihr euren Tag perfekt durchspielen und habt garantiert nichts vergessen. 

ZUM Downloaden & PERSONALISIEREN:

Erstellt mit der Timeline Vorlage für Word euren individuellen Ablaufplan


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